Блог

Новите промени по софтуера са:

Филтри на клиенти

• нов филтър по приходи – може да филтрирате за даден период всички клиенти, които са направили оборот в избрания от вас диапазон:

• Във филтър по статус добавихме дата на първа резервация и отметка само онлайн – с дата на първа резервация може да филтрирате всички нови клиенти направили резервации в даден период, а с отметката само онлайн – всички нови клиенти направили онлайн резервации за даден период:

Нови настройки

• Може да праща масови съобщения – вече ако си с роля рецепция и имаш достъп до базата данни с клиенти, нямаш право да изпращаш масови съобщения, освен ако настройката може да изпраща масови съобщения, не е сложена на ДА. Това е с цел да предотвратим някой ваш служител с достъп до клиентите да изпрати масово платено съобщение.
• Не може да създава резервации без специалист – това е настройка на системата, да ви уведомява всеки път, когато се опитате да създадете събитие без специалист, за да не забравяте да добавите такъв. Ако искате да се активира, моля обърнете се към нас.
• В списъка със служители добавихме колонки последен логин и последна активност. Има и настройка на ниво служител дали има право да се логва в системата или не. Добавихме и опция да ограничавате даден служител да може да достъпва системата само от определени ip адреси.

Профил на клиент

• Ако работите с лични данни на клиентите си, вече освен ЕГН може да изберете и друг тип идентификатор, ако клиентът е чужденец например и няма ЕГН.
• Доработихме функционалността за напомняния в профила на клиента. Под мястото за забележка има напомняния. Тяхната идея е да си слагате някакво напомняне за този клиент за определена дата. Нещо като to do лист. Това напомняне ще излезе в табло, така че когато дойде денят, ако си следите всеки ден таблото да видите какво трябва да направите с този клиент и след като е свършено да го маркирате за изпълнено.

Плащания

• Ако имате повече от 1 обект и се наложи за дадена услуга да смените по време на продажбата обекта на фискализация (важно ако имате вързан касов апарата, т.е ако искате да пуснете нещо на другия касов апарат извънредно), то като кликнете на цената в частта с отстъпките и модификаторите, най-отдолу може да смените обекта на фискализация:

Fitsys е интегриран с НЗИС. На основание чл. 28г и чл. 28д от Закона за здравето е утвърдена Наредба № Н-6 от 21.12.2022 г. за функционирането на Националната здравно информационна система, обн. ДВ бр. 103 от 24.12.2022 г., в сила от 1.01.2023 г., медицинските специалисти в лечебните и здравни заведения са длъжни да попълват и подават електронен здравен запис за всяка една от извършените в лечебните и здравните заведения дейности.

Как да свържете инстанция си във Fitsys с НЗИС:

• За да може да се интегрирате с НЗИС е нужно да инсталираме сервиз на вашия компютър. Този сервиз работи за момента САМО под Windows. На по-късен етап ще направим и версия за работа под MacOS. Този сервиз работи във „фонов“ режим на вашия компютър и поддръжка не е нужна.
• НЗИС работи единствено и само с КЕП – електронен подпис. Трябва да имате изваден подпис за всеки ваш лекар. Този подпис представлява устройство подобно на usb флашка, включена в компютъра, на който е инсталиран сервизът. Има два начина, по които може да се организира процесът:
  • Да бъде инсталиран сервиз на компютъра на всеки лекар в кабинета му и неговата флашка да бъде вързана конкретно към това устройство
  • Да бъде инсталиран сервиз само на един компютър (например на рецепция) и всички флашки на докторите да бъдат вързани с него и да се ползват там. В този случай е необходимо да закупите и usb hub.
• Свързването на електронния подпис със системата се случва еднократно, като въвеждането на паролата за сигурност е веднъж, при свързване и не може да бъде видяна от никого повече.

Самото свързване ще се извършва през системата, горе вдясно, където ви е профила: Управление смарт карти

Когато дадете бутона сканирай, системата ще сканира за свързани електронни подписи с компютъра ви. След което ще ви покаже свързаните подписи, които вие трябва да посочите на кой лекар са, той да си въведе пина и да запамети с бутона свържи.

След това този подпис вече е вързан за вашия компютър. При подписване на амбулаторния лист и изпращането му към НЗИС, този подпис трябва да включен на компютъра.

Как да издадете амбулаторен лист през Fitsys:

Влезте във вашия профил във Fitsys с потребителско име и парола. Първия прозорец, който се визуализира е календарът със записани часове. Изберете съответното събитие и кликнете върху него:

На екрана ще се зареди прозорец с подробни данни за резервацията. Кликнете върху името:

Системата ще зареди профила на пациента. Под паспортните данни на лицето са съответните услуги, например „Първичен преглед“.  Натиснете бутона с форма на зъбно колело, който се намира най-вдясно срещу самата услуга:

От показаните опции, изберете „Амбулаторен лист“:

Бланката се визуализира на екрана и следва да я попълните. Данните, които са вкарани в системата при създаване на профила, се генерират автоматично, например имена, ЕГН и адрес. Ако липсват или са непълни, трябва да ги впишете.

Следва да попълните и медицинските данни за прегледа. В поле „ОСНОВНА ДИАГНОЗА“, трябва да изберете коректното МКБ (Международна класификация на болестите). В полето може да търсите както по съответния номер, така и чрез текст, като Fitsys ще предложи всички диагнози, съдържащи съответните думи.

Под това поле имате и друго  „ПРИДРУЖАВАЩИ ЗАБОЛЯВАНИЯ“. То функционира по същия начин.

Следва да попълните поле „АНАМНЕЗА“ с оплакванията на пациента. Имате опция да запазите попълнения текст в това поле, като шаблон.

Попълнете и поле „ОБЕКТИВНО СЪСТОЯНИЕ“. Имате опция да запазите попълнения текст в това поле, като шаблон.

В следващото поле „ИЗСЛЕДВАНИЯ“ опишете назначени такива, ако има. Имате опция да запазите попълнения текст в това поле, като шаблон.

Остава да попълните и назначеното лечение в поле „ТЕРАПИЯ“. Имате опция да запазите попълнения текст в това поле, като шаблон.

Върнете се в началото на амбулаторния лист, като скролнете с мишката и натиснете зеления бутон „ИЗПРАТИ“

Амбулаторния лист вече е изпратен към НЗИС.

В последствие НЗИС ще върне отговор дали приемането на документа е успешно и това ще може да видите в профила на клиента, както и в менюто за подадени амбулаторни листа (предстои визуализацията на менюто в системата).

Последните промени по софтуера са:

• Отчети – при повече от един обект вече може да избирате няколко обекта при пускане на всеки един отчет. Има и опция изберете всички, ако искате да видите отчета от всички обекти
• Комисионни – при настройка на комисионните на служители за продажба на продукти вече може да слагате изключения, така че ако на ниво категория комисионната е 10%, на конкретен продукт от тази категория да сложите например 15%. (От потребители – служители – отваряте профила на служителя – бутон комисионни

• Продажби на продукти през каса – възможност за добавяне на подарък. При продажба на продукти от каса вече може да добавяте бройки от същия продукт като подарък или от друг продукт. На подаръците комисионна не се дава за продавача.

Опция 1 – ще добави 2 броя подарък frontline, т.е това е промоция купи 5 и получи 2 броя подарък

Опция 2 – ще превърне тези 5 броя Frontline в подарък – това може да използвате за някаква промоция от типа на купи 5 продукта и получи 1 подарък от друг продукт.

• На ниво ресурси вече има приоритет добавяне при онлайн резервации – т.е ако предлагате например лазерна епилация и имате кабинет 1 и кабинет 2 и услугата е настроена да се предлага в кабинет и 1 и 2, а приоритета на добавяне е за кабинет 2 – 1, а за кабинет 1 – 2, то при правене на онлайн резервация, ако кабинет 2 е свободен ще сложи резервацията там, ако не е, тогава ще я сложи в кабинет 1. Настройката се намира в услуги – ресурси – подреждане:
• настройка на ниво служител (специалист) – да няма достъп до отваря чужди събития – по този начин може да дадете достъп на специалиста да вижда целия график, но ако се опита да отвори резервация на колега, да няма право. Настройката се намира в потребители – служители – отваряте профила на служителя, бутон специалист – таб настройки –

• Филтър по клиенти – нови клиенти направили онлайн резервации

В потребители – клиенти – филтър по статус – може да конфигурирате така филтъра, че да ви даде хората, чиято първа резервация е в даден период и тази резервация е онлайн:

Последните промени по системата са:

• Отчет движение стоки вече показва и продажбите на продукти, както и използването в услуги. По този начин, когато пуснете отчета за дълъг период може да проследите всичките движения на даден продукт – приемане, изписване, продажба, използване. Отчетът дава пълна история за този продукт, както и кой е извършил съответните действия.

• Нова настройка на ниво рецепция / специалист – да не може да трие минали резервации. Ако настройката е активна, то вашият служител ще може да трие само предстоящи резервации, но не и минали
• Презастъпване на ресурс – до момента ако има конфигурирано оборудване или кабинет, системата не даваше да се записват часове повече от възможния капацитет на ресурсите. Добавихме бутон презстъпи, така че ако все пак решите, че искате да презастъпите оборудването или кабинета да можете. Това може да ви се наложи ако дадена услуга е сложена да се предлага само в кабинет 1, който има капацитет за 1 човек. Да кажем вие предлагате масаж за двойки и само за тази услуга е ок да имате две резервации по едно и също време в този кабинет, то може да използвате този бутон. Друг случай е ако поради някаква причина искате да презастъпите две резервации с 5 мин.
  Внимавайте с използването на тази опция, тъй като в повечето случаи причината системата да ви уведоми, че даден ресурс или оборудване е свободно, е че наистина няма къде да настаните клиента или няма с какво да извършите дадената процедура.

Много важна функционалност, която направихме, свързана с онлайн резервациите за единични услуги:

До сега процесът по резервиране беше следният – избираш услуга, показва след това специалистите, които извършват услугата. Сега вече има няколко варианта:

1. Процесът започва от избор на услуга (както беше до сега). Този начин е може би най-подходящ ако искате да привличате нови клиенти, които не познават служителите ви и искате да наблегнете на това кои услуги предлагате, а не кой ги изпълнява. Особено подходящ за апаратни процедури

2. Процесът започва от избор на изпълнител, и след това се показват услугите, които прави този специалист. Този начин е особено подходящ ако разчитате на това клиентите ви да имат предпочитания за изпълнител и имате услуги, които са с различна цена и продължителност при различните изпълнители, така карате клиента да тръгне от избор на изпълнител и след това ние ще покажем услугите с продължителност и цена на този изпълнител. Това обаче предполага клиентите ви да познават служителите ви (да са предимно редовни клиенти)

3. Има възможност клиентът да си избере дали да почне от услуги или от изпълнител, като може тогава да има два варианта визуални – услугите да са първи, после изпълнител или обратното. Този вариант е удобен за нови и редовни клиенти, така че всеки да прецени откъде иска да започне – ако няма предпочитание за изпълнител – избира услуга. Ако държи на изпълнител избира изпълнител. Вие преценявате спрямо двата варианта на кое искате да дадете акцент – дали на услугите или на служителите си.

• услуги отгоре:

• екип отгоре:

Другата много интересна функционалност, свързана с онлайн резервациите е, че може на ниво служител да сложите, че при този специалист може да резервират само редовни клиенти. Вие определяте какво е редовен на базата на това – да е имал поне 1 посещение в последните Х дни при този специалист. Вие определяте колко са тези дни назад. По този начин ако имате служител, при който винаги графикът е пълен и не иска да поема нови клиенти, то може да дадете възможност на редовните при него да се записват сами, за да не е нужно част от времето му да е заето със записване на часове.

Настройката се намира в потребители – служители. Отваряте служителя и кликвате на настройки на ролята му (бутонът специалист) и в таб настройки:

След това при резервиране в портала има съобщение:

Когато се натисне виж повече:

Ако желаете да активираме някой от начините, моля свържете се с нас: support@fitsys.com

Новите функционалности по системата са:

• Презастъпване на резервации – Ако искате да създадете две резервации в един кабинет (който е с капацитет 1), то системата ще ви предупреди, че кабинетът е зает, но ще ви даде опция да запишете резервацията въпреки това. Това ще е решение на оператора. За онлайн резервации продължава да се гледа капацитетът на кабинета – ако е 1 може само 1 резервация онлайн, ако капацитета е 2, може до 2 резервации от клиенти.

• Unsubscribe link – добавихме линк, с който, когато се пускат масови имейли, клиентите, които не искат да получават могат да се отпишат. Този линк се добавя само ако изберете, че съобщението е комерсиално (рекламно). На края на имейла ще се добави линк за отписване. Ако клиентът реши да се отпише ние спираме възможността системата да му изпраща имейли, така че да намалим оплакванията на клиентите. Освен това вече засичаме ако даден имейл не съществува и спираме изпращането към този имейл с цел да увеличим репутацията на домейна ви, така че максимално имейлите да отиват в inbox и да не попадат в спам.
• На ниво служител (роля рецепция или специалист) може да забраните да трие отминали резервации или да връща плащания за отминали резервации – намира се в настройките на ролята.

• Важна и много полезна промяна – обединихме продукти и консумативи – Вече няма разделение между продукти и консумативи. Когато създавате нов артикул има опции – да се използва само като продукт, само като консуматив или като продукт + консуматив. Добавени са и още мерни единици за размер на разфасовките. По този начин вече ако нещо използвате за консуматив и в един момент решите да го продавате и на краен клиент, само сменяте типа и продуктът ще може да се продава. Важно е да припомним, че ако нещо е разфасовка с някакво количество, например кутия от 5 ампули (разфасовка с размер 5 броя), то на краен клиент се продава 1 единица от разфасовката – т.е 1 ампула. Ако е шампоан, който предлагате и за продажба и използвате като консуматив, ако сте заложили че размерът е 1000 мл и искате да го продадете на клиента, то трябва да му продадете 1000 мл, което е 1 брой шампоан.
• Нова опция – може да се настрои да получавате имейл ако някой си запази час онлайн и остави коментар. Ако искате да го настроим, моля свържете се с нас.
• Възможност за различни изгледи на календара на ниво служител – системата поддържа различни изгледи на календара – по служители, по ресурси или по ресурси и служители едновременно. Това вече освен на ниво обект е добавено и на ниво служител в случай, че на рецепция им е нужно да виждат специалистите и кабинетите в един изглед, а на специалистите им е нужно да виждат или само специалиста или само кабинетите.Настройката се намира в потребители – служители или всеки може да си смени и сам изгледа от горе вдясно – профил.

Последните промени, които направихме по системата са:

•  Нова настройка на ниво система – задължително плащане за нови клиенти (само ако имате единични резервации + Mypos). Ако не е налична връзка с MyPos, то тази настройка ще забрани на хора, които са нямали посещение при вас до момента да правят онлайн резервация. Ще им изпише, че за нови клиенти може да се запази час само по телефона.
• Филтри по клиенти – точки лоялност – Ако използвате програма за лоялност вече може да филтрирате клиентите си с над или под определен брой точки лоялност – филтър по статус в потребители – клиенти.

• Нов начин на плащане – НАЛОЖЕН ПЛАТЕЖ – активира се от обекти – настройки – таб продажби
• Нов бутон в календара – покажи / скрий изтрити – ще покаже/ скрие изтритите резервации. Вече може спокойно да триете резервации без да се притеснявате, че няма да има видима следа в календара.
• Минимизиране и преместване на резервация – вече може да минимизирате резервация, да отидете напред в календара, да намерите свободен час, подходящ за клиента и с един клик на този час да преместите минимизираната резервация. Това е много удобно ако клиентът иска да премести резервацията си и искате да видите визуално кога е свободно и при кого.

Отваряте резервацията – горе вдясно стрелката сочеща надолу ще минимизира резервацията. След това отивате напред в календара, за да намерите свободен час или да видите желаните дни и часове от клиента има ли свободен час. Кликвате на новия час и системата ще ви попита дали да премести резервацията. Потвърждавате.

• Разплащане на задължение с посещение от абонамент – ако сте начислили задължение за дадена услуга на клиента, в последствие продадете абонамент за тази услуга, то може да разплатите задължението с посещение от абонамента.
  Тази опция е подходяща, когато клиентът още не е сигурен дали иска да си закупи абонамент и вие сте му маркирали единично посещение като задължение. Когато дойде време да се разплаща това задължение и клиентът реши, че иска абонамент, то няма да е нужно да връщате посещението, за да го отчетете като посещение от абонамент, а директно ще погасите задължението с посещение от абонамент.

Правите задължение на клиент за дадена услуга. В последствие продавате абонамент. Отваряте сметката на клиента (където е задължението). Ще има падащо меню с избор дали да е от абонамент. Тиквате задължението, избирате абонамента и разплащате с вземане на посещение от абонамента

• Промяна дата на плащане – ако нямате вързан касов апарат може да смените датата на плащането ,в случай че сте объркали. Това се прави, когато отворите плащането и кликнете на датата:

• Приемане на стока и вкарване на депозит на клиент при повече от един обект – с цел да се минимизират грешките при повече от 1 обект, направихме при приемане на стока или вкарване на депозит в профила на клиента да ви даде първоначален избор на обект, за да е сигурно , в кой обект приемате стоката или към кой оборот ще отиде сумата от депозита. По този начин няма значение в кой обект сте логнати.
• Чернова на приемане на стока – вече може да правите чернова на приемане на стока. Това може да използвате в случаи, че например искате да доставите някакви продукти или консумативи, но управител трябва да прегледа и одобри поръчката, може да направите чернова, той да я прегледа, одобри, да поръчате стоката и когато дойде да приемете черновата (разходът ще се отрази с датата на документа). Друг случай е ако правите поръчка сега, но стоката още не е дошла може да си я направите като чернова и като дойде реално да я приемате.

При заприхождаване на стоката най-отдолу има отметка запиши за по-късно. След това самата доставка може да намерите в отчет – движение стоки. Отваряте поръчката и давате ЗАПРИХОДИ СТОКАТА.

• Обединение на отчет събития и отчет комисионни – вече в отчет комисионни може да видите и сума за извършени услуги (обобщена) с цел да видите общата комисионна от извършени услуги и продадени продукти на едно място без да е необходимо да пускате два отделни отчета. Все пак ако искате подробна информация за извършените услуги от даден специалист, отчет събития ще ви даде подробната информация.

• възможност да генерирате pdf с детайлите на поръчката/покупката – вече може да изтегляте дадено плащане (поръчка) в пдф , в случай, че искате да го принтирате или изпратите на клиента и да има подробна информация какво точно е закупил и на каква стойност.

Последните промени и нови функционалности по софтуера са:

• Бутон Премести в резервациите – служи за бързо преместване на часа (промяна на ден и час на резервацията):

• Бърза редакция на профил от резервация – вътре в резервацията, кликате на гаечния ключ до името на клиента -> бърза редакция

• Вече има възможност ,ако желаете, да настроим системата ви, при отчитане на плащане в резервацията, да затвори автоматично резервацията (удобно ако не правите други действия вътре след плащане)(ако желаете да го активираме, свържете се с нас)
• Известие за неподписани общи условия – в настройка на обектите (админ календар -> известие за неподписан GDPR) може да активирате при разплащане на клиенти, ако не са подписали общите условия системата да ви уведоми. Това се случва като натиснете бутона плати и изберете начина на плащане,  ако не са разписани се появява следното съобщение:

• Настройка на обект – колко услуги максимум накуп може да резервира клиентът. Ако искате да може само 1, това може да се настрои на ниво обект. Така клиентът ако иска да резервира две услуги, трябва да мине два пъти през процеса на резеервиране, няма да може да ги резервира наведнъж.
• Нови настройки за времеви слот при онлайн резервации

• • Продължителност слотове при онлайн резервации – този слот определя на какви интервалчета да се разделят възможностите на хората за онлайн резервации. Например ако работите от 9-18:00 ч. и зададете слот 30 мин, то възможните часове за резервиране за клиентите ще са 9:00, 9:30, 10:00, 10:30 и тн
  • Стриктна последователност на слотове – ако тази настройка не е активирана (по подразбиране не е), това означава, че ако слотът ви за резервиране е на 60 мин и сложите обедна почивка в 12:00-12:30, то системата ще предложи на клиента следните слотове за резервация: 09:00, 10:00,11:00, 12:30,13:30,14:30 . Ако е активирана, то ще предложи 09:00, 10:00, 11:00,13:00,14:00 и тн, но по този начин между края на обедната почивка (12:30) и 13:00 ч, ще имате дупка от 30 мин.
  • Продължителност на слот на ниво услуга – има възможност да зададете ако тази услуга е избрана (само тя, без комбинация с друга услуга), то слотовете за резервиране да са през тази продължителност. Например: услугата лазерна епилация подмишници е 30 мин, слагате и слот за резервации : 30 мин, обектът ви е конфигуриран на 60 мин слот (това означава че ако е избрана друга услуга, а не подмишници, възможностите за резервиране ще са 09:00, 10:00, 11:00, 12:00 …. ). Ако на лазерна епилация подмишници сте сложили слот 30 мин, то ако клиент избере тази услуга, системата ще му предложи следните часове: 09:00, 09:30, 10:00, 10:30 … Настройката се намира в услуги – услуги – настройките на конкретна услуга:

Последните промени по системата са:

• Интеграция със Superdoc – вече може да интегрирате акаунта си в Superdoc с Fitsys, така че всички резервации от Superdoc да идват в системата ви, както и ако резервирате нещо във Fitsys, то да се блокира като време в Superdoc. За свързването, моля обърнете се към нас.
• Ако използвате консумативи може да настроите за определени услуги ако не е въведен консуматив системата да ви нотифицира X минути след отчитане на резервацията
• На ниво услуга може да зададете да е задължително онлайн плащането (в случай че имате пуснато онлайн плащане с MyPos). Тогава ако клиент избере тази услуга, единствената опция да резервира онлайн ще бъде със задължително плащане онлайн
• На ниво клиент може да се зададе задължително плащане онлайн (в случай че имате пуснато онлайн плащане с MyPos)
• При дублиране на резервации вече им индикация, ако клиентът има записан час в бъдеще – индикацията е с човече и означва, че този клиенти има някаква резервация на тази дата:

• Индикация при събития тип клас (групови практики), че класът е блокиран за записване:

Последните промени, които направихме са:

• Ако приемате онлайн плащания за услугите, които предлагате, вече може да зададете на ниво услуга % отстъпка при онлайн резервиране, така че да подтикнете клиентите си да плащат онлайн, за да ви е сигурна резервацията.
• Вече изпратените съобщения (смс и вайбър) може в отчет изпратени съобщения да филтрирате по обект за да разделите сумите между обектите си.
• В потребители – служители вече има филтриране по роля и обект, както и сортиране по дата на създаване
• Създаване на смени вече може да се прави и от общ график

• Нови възможности при филтриране на клиенти във филтър по посещения:

Ако използвате отметката това ще филтрира клиенти идвали единствено при този терапевт или категория или услуга, но не и на други.