Отчет Парични потоци

Паричният поток е процес на вливане или изтичане на парични средства, т.е. движение на финансовия ресурс на фирмата. От тази гледна точка ПП се делят на:

• входящи или положителни ПП – парични постъпления ППо(постъпления)
• изходящи или отрицателни ПП – парични плащания ППл(плащания)

Справка парични потоци дава отговор на въпроса от/за какво и колко пари са влезли и излезли от компанията. Отчета гледа датите когато е настъпило плащането. Само този отчет не може да ви даде 100% ясна представа за финансовото представяне на фирмата, трябва да се погледне и отчет Приход – Разход.

Изключително важно е да се прави разлика между двата отчета, а именно „Приход разход“ онагледява данните към момента на настъпване на данъчното събитие, „Парични потоци“ онагледява данните в момента на реалните плащания по възникналите данъчни събития. Нека дадем пример за наем за месец Януари от 1000лв. Вие се забавяте и реално го плащате Февруари, но ето как трябва да изглеждат отчетите „Парични потоци“ и „Приход разход“.

Парични потоци

• Януари е без движение
• Февруари е -1000лв. наем

Приход разход

• Януари е -1000лв. наем
• Февруари е без движение

Към отчет „Приход разход“ има и други условности като например кое се категоризира за разход и кое не и кога става разход.

Друга съществена разлика между двата отчета е, че плащанията към доставчици на стока или консумативи ще се отбележат само в отчет „Парични потоци“. Твърдението, че зареждането на стока е разход, не е правилно. Сумата, за която е заредена дадена стока остава във вашата фирма, но под друга форма  – от паричен актив, тя се е трансформирала в краткотраен материален актив. Разходът възниква при използване или продажба на тази стока.

Отчет Парични потоци

Оперативни парични потоци включват плащания и постъпления свързани с оперативната дейност на фирмата – контрагенти, доставчици, подизпълнители, персонал, данъци и продажби.

Сумата срещу „Оперативни парични потоци“ е сбора на всички плащания и постъпления за избрания период на справката.

В тази справка не са включени:

• себестойност на стоки
• себестойност на услуги (използваните консумативи за извършване на услугите).
• автоматично изчислени в системата комисионни за персонала от продажби.
• автоматично изчислени в системата комисионни за извършени услуги.

Тези стойности може да видите в справка Приход – разход.

Постъпленията включват само едно направление – Постъпления от продажби, сумата му е винаги положителна в зелен цвят.

Плащанията включват няколко направления, като броят им зависи от това дали по всяко от тях са въвеждани разходи чрез меню „Парични потоци“ и/или са завеждани доставки на стоки от меню „Склад“. Сумите им са винаги отрицателни в черен цвят

Всички направления имат разбивка по тип и/или категории, а самите те са Основните категории, към които можете да добавяте подкатегории според вашите изисквания. Как се конфигурират категориите и кои са основните направления за разходи и приходи може да разгледате тук в ръководството за Категории.

ППо – Постъпления от продажби

Това е сумаризирана информация за генерираните приходи от продажби с разбивка по видове – услуги, продукти, абонаменти, депозити. Тук са включени само заплатените с реални средства продажби. Неплатените клиентски сметки, както и безналичните плащания – бартер, сметка, ваучер и лоялност не са включени в тези суми.

Общата сума „Постъпления от продажби“ е равна на сумата Оборот в отчет Оборот

Сумата Оборот също включва само продажбите заплатени с реални средства – в брой, карта, банков превод.

В Постъпления от продажби може да видите за всеки един тип какви постъпления са  реализирани по категории

За по детайлна информация като например кои са най-продаваните артикули от дадена категория може да проверите в справка Оборот от сумаризираните данни ПРОДАЖБИ.

В справка Оборот->Продажби са включени и безналичните плащания. Съпоставката на двете справки изглежда така:

В случай че не използвате безналични плащания, детайлните разбивки по артикули и категории в двете справки ще бъдат с еднакви суми.

!!!Възможно е сумата на Постъпления от продажби да бъде по-голяма от сумата Оборот. Това би се случило, ако сте въвели Паричен поток от тип Постъпление. Този паричен поток ще бъде добавен към Постъпления от продажби в избраната от вас категория, но няма да се вижда в справка Оборот, защото не е реална продажба.

ППл – Плащания

Всички разходи се въвеждат ръчно през модул Парични потоци. Изключение прави направление Плащания към доставчици. Записите там се генерират автоматични при въвеждане на доставка в склада на системата.

Директни разходи

Това са всички разходи свързани пряко с функционирането на фирмата/обекта и предлаганите продукти/услуги. Директни разходи са например комисионни на служителите за извършване на услугите, сметки за комунални услуги,  поддръжка(амортизиране) на оборудване и други. Знаете ли как най-лесно може да категоризирате разходите си? Задавате си следният въпрос – „При увеличаване на оборота този разход увеличава ли се?“ Ако отговорът е да, то разходът е директен.

Примери:

– наем. Ако обслужвате повече клиенти и от там правите по-голям оборот, наема увеличава ли се? Не, следователно не е директен разход.

– комунални услуги. Ако обслужвате повече клиенти и от там сметките за вода и ток увеличава ли се? Да, следователно това е директен разход.

В зависимост от процента на директните разходи спрямо общо всички разходи, колкото по-нисък е той, толкова по-рентабилен е този бизнес. Това е така, защото всички разходи освен Директните могат да бъдат намалявани или напълно елиминирани, а бизнеса да продължи да функционира.

Други разходи

Всички разходи, които не са пряко свързани с предлаганите продукти/услуги и обичайната дейност която извършвате. Примери за такъв тип разходи са – периодични услуги от външни лица, административни(канцеларски материали, автомобили, държавни такси, консултантско обслужване), непредвидени(ремонти) и други. В Други разходи -> Без категория попадат и всички останали разходи, въведени чрез меню „Парични потоци“, за които не е била избрана категория. Не е добра практика да имате много на брой Други разходи -> Без категория, защото това ще пречи за ясната им проследимост.

Плащания за данъци и осигуровки

Тук следва да въвеждате изплатените суми по ЗКПО, ДДС, ЗОДФЛ, КСО и други.

Плащания към персонал

Тук следва да се въвеждат разходите за възнаграждения на персонала.

Плащания към доставчици

Тук се начисляват автоматично всички въведени доставки на стоки в системата. Освен тях, може ръчно да въведете от Парични потоци разходи не свързани с доставка в склада или пък транспортни разходи за доставки. Редно е всеки транспортен разход да бъде въвеждан към тази основна категория. Ако не му бъде зададена категория, той ще попадне в Други разходи->Без категория.

Сравнение месец за месец

В дясната част на екрана има таблица с месечните стойности на всички постъпления и плащания. Ако направите справка за период от няколко месеца ще може да видите как се движат паричните потоци по месеци, а от тук да прецените има ли разходи, които трябва да се оптимизират.

Много полезна функционалност е възможността да филтрирате по дадена категория за даден месец. Когато забележите необичайни суми по даден категория за определен месец може да кликнете в таблицата в дясно на сумата според категорията(по хоризонталата) в колонката на месеца(по вертикалата). Показано на картинката по-долу.

В таблицата ще останат само записите от които е съставена тази сума. За допълнителна информация или възможност за редакция за дадена сума кликнете в колонка описание от таблица, директно върху текста.

Анулира – анулира този запис като прави същия, но с обратен знак. Записа НЕ се изтрива от базата данни.

Редакция – влиза в режим редакция, от където може да промените всеки един от елементите на този запис. В справка „История на операциите“ ще намерите всички извършени редакции на парични потоци.

Виж повече за отчет приход-разход